【Power Automate × SharePoint】請求書の承認フローを自動化する方法
取引先へ経費のお支払いをする際、基本的には承認フローを利用する場合がほとんどですが、急ぎの場合にはPDFをメール添付して「承認」または「却下」の指示を仰ぐケースもあるかと思います。
そんな時、SharePointに請求書のファイルを保存しておけば、メール通知から承認まで一括で済ませることができれば、業務の手間を大幅に削減できるのではないでしょうか。
今回は、Power Automateを利用して、ファイルがSharePointに格納された際に上司へメールとTeamsで通知を送る方法を、超初心者向けに解説します。
Power AutomateとSharePointの連携の魅力
Power Automateは、Microsoft 365ユーザーであれば無償で利用できるクラウド向け自動化ツールです。Power Automate Desktopと異なり、クラウド上でスケジュールトリガーや各種サービスとの連携が可能な点が魅力です。特に、SharePointやOneDriveなどのクラウドツールと連携することで、承認フローを簡単に実現できます。
今回は、SharePointに保存された請求書ファイルを監視し、ファイルが追加されたら上司へメールとTeamsで通知するフローを作成します。
フロー作成の手順
① Power Automateにアクセス
まず、Webブラウザから https://make.powerautomate.com/ にアクセスし、Microsoft 365アカウントでログインします。これでクラウド上でフローを作成する準備が整います。
② テンプレートの選択
ログイン後、左側のサイドバーから「作成」をクリックします。
テンプレートが多数表示されますが、今回は「ファイルがSharePointに追加された場合に承認を開始する」テンプレートを選びます。
③ トリガーの設定
テンプレートを選択すると、トリガーの設定画面が表示されます。ここで以下の項目を設定します。
- SharePointのサイトのアドレス
ドロップダウンから正しいサイトURL（例：https://yourtenant.sharepoint.com/sites/YourSiteName）を選択します。 - SharePointリスト名
初期値は「ドキュメント」または「Shared Documents」となっています。自分の環境に合わせて選択してください。 - 新しいファイルを監視するフォルダー
ここでは、フォルダーパスを入力します。たとえば、監視対象が「承認」フォルダーの場合、パスは/Shared Documents/承認
や/ドキュメント/承認
といった形になります。環境によって書き方が異なるので、エラーが出た場合はスラッシュの有無やライブラリ名を調整してください。 - 承認者の選択
承認者には、メールアドレスを入力します。Microsoft 365ユーザーの場合、ドロップダウンから選択できるようになっています。
④ フローの保存と日本語化
設定が完了したら、「保存」をクリックしてフローを保存します。なお、テンプレートはデフォルトで英語になっている場合があるため、後ほど「Create an approval(V2)」アクションのタイトルや詳細などを日本語に変更しましょう。例えば、タイトルを「至急：お支払いの承認をお願いいたします」と変更することで、受信者にも分かりやすくなります。
⑤ 実行と検証
実際にSharePointの所定のフォルダーに請求書ファイルをアップロードすると、Power Automateのトリガーが作動し、上司に対してメールとTeamsの通知が送信されます。
承認者は、受け取ったメール内の「承認」または「却下」ボタンをクリックし、コメント付きで返答することができます。
すべての応答はPower Automate上に記録され、必要に応じてPDFとして保存するなど、後で証憑として利用することも可能です。
まとめ
今回の記事では、経費のお支払い時に利用される承認フローの一例として、Power Automateを使い、SharePointに保存されたファイルが検出された際に上司にメールとTeamsで通知する方法をご紹介しました。
Power Automateは、無償で使える範囲でも多くの機能を持っており、特にクラウド上での自動化が可能な点が大きな魅力です。
承認者は、メールのボタン操作だけで簡単に承認や却下を行え、履歴も自動で記録されるため、業務効率が大幅に向上します。
メール送信のやりとりの手作業から解放され効率化につながる以外に、視覚的にわかりやすく承認フローとしても優れていると感じました。
とても簡単に実現できましたので、ぜひチャレンジしてみてください。
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