「〇〇さんにメールを送っておいて」「××さんへ請求書を5万円で送っておいて」
こうした自然な日本語の指示だけで、AIが内容を理解し、自動で処理してくれたら、日々の事務作業がどれほど楽になるでしょうか。
本記事では、OpenAIのChatGPT APIとPower Automate Desktop（以下PAD）を連携させて、人間が入力した自然文から処理内容を解析・分岐し、実行する自動化フローを構築する方法をご紹介します。
実際の処理の流れ
①Power Automate Desktopを実行し、指示をダイアログで入力
②ChatGPTから返答を受け取る
③返答の内容に応じた処理を実行（この場合は発注書の作成）
④pdf化しメール送信（内容チェックのため下書きに保存）
Power Automate Desktopを使った処理の作成方法
ステップ①：OpenAIのAPIキーを取得し、PADに設定
まず最初に、ChatGPT APIを利用するためにOpenAIからAPIキーを取得します。
ステップ②：メール送信先の変数を設定
処理対象となる相手のメールアドレスは、あらかじめExcelシートなどにまとめておき、ループを使って繰り返し取得する構成が良いと思いますが、今回は面倒だったので変数設定しました。
ステップ③：ChatGPTに送るプロンプトを設計
自然文から正しく「誰に」「何を」「どう処理するか」を抽出するために、プロンプト設定をしておきます。
あなたは業務自動化のアシスタントです。以下のユーザー指示が何を意味するかを解析し、「いつ」「誰に」「何をするか」「何を使って」などを整理して、必要なフォーマット形式で返してください。該当項目が見つけられない場合は「なし」と記載します。【入力例】田中さんに見積書を50万でメール送信【出力例】action:メール送信/price:500,000円/type:見積書/to:田中
このように整形された出力をPADが受け取ることで、次の処理が明確になります。
ステップ④：自然文の指示を入力ダイアログで取得
ユーザーがPAD上の入力ダイアログで、次のように自然文で指示を入力します。
例：「佐藤さんへ請求書を100,000円でメール送信」
これをChatGPT APIに送信し、解析結果を取得します。
▼ChatGPTへ読込
要求本文（json）
{
"model": "gpt-4o-mini",
"messages": [
{
"role": "system",
"content": "%prompt%"
},
{
"role": "user",
"content": "%prompt%\n\n==== ユーザー指示ここから ====\n%UserInput%\n====ユーザー指示ここまで===="
}
],
"max_tokens": 200,
"temperature": 0.5
}
ステップ⑤：ChatGPTの応答を受け取り、テキストを分解
ChatGPTからの出力例は次のようになります。
PAD上でこれを「テキストをトリミング」や「正規表現を使用して分割」することで、それぞれの値を変数に格納していきます。
-
action→ 実行する処理（メール送信など） -
price→ 金額 -
type→ 書類の種類（見積書／請求書／発注書など） -
to→ 書類の宛先（氏名）
ステップ⑥：条件分岐で処理を選択し、PDF化
取得したtypeに応じて、PADで処理を分岐します。
たとえば、type=見積書の場合：
-
Excelの見積書テンプレートを開く
-
宛先欄に
toの値を入力 -
金額欄に
priceを入力 -
キー送信またはPDFプリンターでPDF化
-
指定フォルダに保存
同様に、請求書や発注書もテンプレートを変えて処理できます。
ステップ⑦：Outlookからメールを自動送信
最後に、toの値に応じたメールアドレスを取得し、Outlookを使って自動でメール送信を行います。宛先によってアドレスを取得するように条件分岐を組むことで、汎用性の高い処理が可能です。
▼全体フロー
おわりに
このように、ChatGPT APIとPower Automate Desktopを組み合わせることで、「自然文による業務指示 → 自動解析 → 処理実行」という一連の自動化フローを実現できます。
非エンジニアでも扱いやすく、日々の事務処理の大幅な効率化につながる可能性を秘めています。
特にメール処理や書類作成といったルーティン業務で効果を発揮しますので、業務改善の一環としてぜひ導入を検討してみてください。
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